Klantervaringen
Agnes Ellermann-Huls
Manager Bedrijfsbeheer deltaWonen
Herosult: Professionele doorpakkers!
deltaWonen Programma- en projectmanagement
‘Als onderdeel van het strategisch plan Durf en Duurzaamheid 2.0 kent deltaWonen een ambitieuze projectenkalender. Om ervoor te zorgen dat deltaWonen haar ambities waarmaakt ontstond behoefte aan programmamanagement en projectmatig werken. Deze behoefte kwam enerzijds naar voren uit de wens om onze middelen zo effectief mogelijk in te zetten, en anderzijds de technische verbindingen vanuit de ICT architectuur te waarborgen.
Herosult heeft zich in korte tijd een beeld weten te vormen van het strategisch plan van deltaWonen en de bijdrage die de projecten leveren aan het realiseren van onze ambities. Door de medewerkers te betrekken en te bevragen over hun projecten en de samenhang tussen projecten in beeld te brengen, kon er op korte termijn gewerkt worden aan de inrichting van programmamanagement en projectmatig werken op basis van een methode die bij deltaWonen past.
In de voorbereiding op de implementatie zijn medewerkers door consultants van Herosult getraind in het werken met plannen van aanpak. Mede hierdoor is deltaWonen er in geslaagd programmamanagement te implementeren. Hiermee is een duurzame basis gelegd om nu en in de toekomst projectmatig te werken.’
De Woonplaats ICT Quick Scan
‘Herosult heeft voor De Woonplaats een ICT Quick Scan uitgevoerd die als doel had snel inzicht te krijgen in de huidige situatie op het vlak van de inrichting van de informatievoorziening (As-Is). Direct na de oplevering van het eindrapport van de Scan is vervolgens gezamenlijk gestart met het ontwikkelen van de ICT Visie van De Woonplaats aan de hand van het Herosult ICT Visie model. Deze visie is onlangs naar tevredenheid vastgesteld in het managementteam.
Direct na de eerste kennismaking was er een “klik” met de consultants van Herosult en zijn we op een constructieve en vooral praktische manier van werken aan de slag gegaan. De ervaren consultants hadden zowel de beschikking over business kennis als allround IT vakmanschap.
Team ICT is mede door de samenwerking en ondersteuning op een (nog) hoger niveau gebracht. Enerzijds is de kwaliteit van op te leveren stukken, bijvoorbeeld notities en MT-voorstellen, verbeterd waardoor ook bestuur en management meer meegenomen worden in de complexe materie van IT. Hierdoor bereikt De Woonplaats een hogere graad van Business/IT Alignment. Anderzijds is team ICT tijdens de projecten vanuit een beheerorganisatie steeds meer getransformeerd naar een meer adviserende rol.’
Joop Schoppes
Teamleider ICT De Woonplaats
Team ICT naar een hoger niveau gebracht!
Wibo Pollmann
Algemeen directeur NCCW
Garantie voor succes!
NCCW Corporatie Cloud
‘ICT Dienstverlener NCCW heeft de Corporatie Cloud, een vernieuwend cloud-gebaseerd BPM platform voor woningcorporaties, ontwikkeld en in de markt gezet. Een van de pijlers van de Corporatie Cloud zijn de vooruitstrevende, nieuwe generatie processen die samen met Herosult zijn ontwikkeld. Voorafgaand aan het procesontwerp heeft Herosult een blauwdruk procesmethodiek opgesteld op basis van Best Practices. De procesmethodiek stond garant voor een strakke uniforme werkwijze tussen de diverse projectmedewerkers, helder overzicht omtrent voortgang en realisatie, maar bovenal als eindresultaat de ontwikkeling van kwalitatief hoogwaardige processen.
Herosult heeft complexe processen toegankelijk gemaakt door bijvoorbeeld nadrukkelijk onderscheid te maken tussen hoofd- en bijzaken in de vorm van procesvarianten. De business consultants van Herosult waarmee wij hebben gewerkt zijn ervaren, hebben standaard uiteenlopende methoden, technieken en workshopvarianten in hun bagage zitten en hebben een flexibele werkinstelling. Kortom een club om bij terug te komen!’
NCCW heeft met het project Corporatie Cloud de prestigieuze Computable Award 2012 gewonnen in de categorie ‘beste ICT Partner’.
Vestia Online Dienstverlening
‘Bij Herosult krijg je meer dan je verwacht! De Hero’s werken met een grote toewijding en met veel inzet aan gedegen oplossing voor je vraagstuk. Ze denken mee, en kunnen de gehele proces en projectleiding uit handen nemen. Van Business Case tot gedetailleerde uitwerking, alle aspecten komen professioneel aan de orde.
Bij Vestia heeft Herosult een belangrijke en stimulerende rol gespeeld bij de ontwikkeling van een persoonlijke portal voor huurders.’
Adrie Lesuis
Programmamanager Vestia
Bij Herosult krijg je meer dan je verwacht!
Micha van Akkeren
Secretaris-directeur Wetterskip Fryslân
Professioneel, proactief en meedenkend!
Wetterskip Fryslân Procesgericht werken
‘De resultaatgerichte consultants van Herosult leggen de lat hoog. Kwaliteit en op tijd opleveren staan hoog in hun vaandel. Dit zien we terug in het programma Organisatie Ontwikkeling waarin zij een cruciale rol vervullen. Zij ondersteunen medewerkers in het invullen en invoeren van procesgericht werken en zorgen voor een strakke sturing op het halen van de programmadoelstellingen.
Hun houding en aanpak zijn als professioneel en inspirerend te kenmerken. Op diverse onderdelen van het programma waaronder procesontwerp, architectuur, pakketselectie en implementatie brengt Herosult instrumenten in die direct toepasbaar zijn en tot resultaten leiden.
Dit werpt zijn vruchten af. Het programma is in versnelling gekomen en koerst af op aansprekende resultaten.’
Vesting Finance LexSan Procesoptimlisatie
‘Herosult heeft zich tijdens het modelleren van het complexe procesdomein Invordering bewezen als een professionele partij met een uitstekende ervaring op het gebied van processen. De medewerkers van de opdrachtgever worden tijdens de interactieve workshops meegenomen in de beproefde methodieken van Herosult. Hierbij wordt scherp gestuurd op resultaat en worden relevante onderdelen van het proces analytisch ontrafeld.
De betrokken consultants hebben zich goed en snel ingewerkt in de materie van de klant. In een prettige, open sfeer vinden inhoudelijke discussies plaats waarbij de consultants actief meedenken en vaak met verschillende mogelijke oplossingsalternatieven komen. De continue aandacht voor verbeteringen, optimalisatie en de verbinding met de geformuleerde procesdoelstellingen zorgen ervoor dat aan het einde van het project een kwalitatief hoogwaardig eindproduct wordt opgeleverd.’
Gijs Smallenburg
Directeur Vesting Finance LexSan
Herosult, Procesexperts pur sang!
Frank van Dooren
Directeur-bestuurder Woningcorporatie ZVH
Woningcorporatie ZVH ICT Quick Scan
‘Herosult heb ik gevonden via internet. Ik was op zoek naar een onafhankelijk, kritisch deskundig oordeel over onze ICT inrichting. De tekst op internet sprak mij aan: direct, duidelijk en met concrete beloftes.
Herosult is al deze beloftes nagekomen: een heldere, kritische rapportage met concrete aanbevelingen ligt nu op tafel. En binnen de beloofde tijd!’
Projecten
De Woonplaats ICT Visie en Beleid
De Woonplaats is een vastgoedonderneming met een maatschappelijke doelstelling en heeft ruim 250 medewerkers in dienst. Het woningaanbod bestaat uit 17.000 woningen, waarvan de meeste in Enschede en in de Achterhoek staan. De Woonplaats is een innovatieve organisatie. Op grond van onderzoek, concept- en productontwikkeling kiest de Woonplaats voor vernieuwende oplossingen.
Opdracht
De Woonplaats wil een aanzienlijke investering doen in ICT, omdat het rekencentrum aan vervanging toe is. Directie en MT vragen zich af of er wel voldoende gekeken is naar (financiële) onderbouwing en mogelijke alternatieve oplossingen voor het rekencentrum. Ook bestaat er de behoefte om vanuit de business meer aansluiting en sturing te hebben op het gebied van ICT. De opdracht betreft het uitvoeren van een ICT Quick Scan om in een kort tijdsbestek de stand van zaken (As-Is) van ICT binnen De Woonplaats in kaart te brengen. De resultaten van de ICT Quick Scan moeten tevens als vertrekpunt dienen voor het opstellen van de ICT Visie en het ICT Beleid van de Woonplaats.
Rol Herosult
Herosult heeft een standaardaanpak en vragenlijsten voor het uitvoeren van ICT Quick Scans en Audits. De vragenlijsten dekken alle aspecten van de ICT af. Bijvoorbeeld de onderdelen organisatie, kostenstructuur en het applicatiebeheer komen aan bod. Door de modulaire opbouw van de vragenlijsten, zijn deze gemakkelijk aan te passen aan de specifieke klantsituatie.
Aan de hand van de toegesneden vragenlijsten heeft Herosult interviews gehouden met geselecteerde medewerkers van De Woonplaats, waaronder de Teamleider ICT, de manager Stafdiensten en verschillende andere afgevaardigden vanuit business en ICT afdelingen. De uitkomsten van de interviews zijn gestructureerd vastgelegd in een eindrapport met conclusies en aanbevelingen.
Resultaat
In een kort tijdsbestek zijn aan de hand van de ICT Quick Scan, verschillende ICT Vraagstukken en knelpunten binnen de gehele ICT omgeving inzichtelijk gemaakt. Deze bevindingen zijn door directie en MT van De Woonplaats onderkend en geadresseerd. Daarmee staan de resultaten uit de ICT Quick Scan i.c.m. met het algemene bedrijfsbeleid aan de basis van de ICT Visie die voor De Woonplaats is ontwikkeld. Tevens hebben de verschillende geconstateerde ICT Vraagstukken en knelpunten bijgedragen aan het schrijven van MT Voorstellen die als basis dienen voor investeringsbesluiten door directie en MT.
NCCW Corporatie Cloud
NCCW is marktleider in het leveren en hosten van geautomatiseerde bedrijfsinformatiesystemen voor de sociale- en commerciële vastgoedmarkt. Dankzij NCCW kunnen 2,1 miljoen huurders en duizenden leveranciers 24/7 online hun zaken afhandelen met de corporatie. NCCW ontwikkelt met de Corporatie Cloud de volgende generatie applicaties voor woningcorporaties. De oplossing wordt ontwikkeld op een BPM platform in een SOA omgeving en is gebaseerd op een SaaS architectuur. Met de introductie van de Corporatie Cloud is NCCW één van de eerste bedrijven in Nederland waar BPM-software op grote schaal in de Cloud beschikbaar wordt gesteld.
Opdracht
Binnen het Corporatie Cloud programma is Herosult gevraagd het Corporatie Cloud Procesmodel te ontwikkelen. Het procesmodel is een belangrijk onderdeel van de ambitie van NCCW om een nieuwe generatie ICT oplossingen in de Woningcorporatiemarkt neer te zetten. Het procesmodel bevat het raamwerk waarmee woningcorporaties hun processen substantieel kunnen verbeteren en voorbereiden op het komende decennium.
Rol Herosult
Herosult is verantwoordelijk voor het opzetten van de procesarchitectuur van de Corporatie Cloud in de vorm van een generiek procesmodel. Als onderdeel daarvan ontwikkelde Herosult de BPM methodiek voor het uitwerken van de Corporatie Cloud processen, gebaseerd op onder andere elementen van Lean, Six Sigma en Scrum. Naast het ontwikkelen van het procesmodel begeleidde Herosult de ontwikkeling en implementatie van de reparatie- en verhuurmutatieprocessen bij twee pilotklanten van NCCW.
Resultaat
De opdracht heeft geresulteerd in het opleveren van een Corporatie Cloud Procesmodel en een BPM aanpak voor het ontwikkelen van processen bij klanten van NCCW. Gezamenlijk met NCCW en twee pilotklanten ontwikkelde Herosult de eerste Corporatie Cloud processen. Met deze nieuwe processen wordt 80% van de reparatieverzoeken direct online afgehandeld en doorgeschakeld naar de aannemers. Hiermee wordt de werklast van de front-office aanzienlijk gereduceerd. Deze processen zijn inmiddels live bij zeven woningcorporaties.
In 2012 heeft NCCW de Computable award ‘Partner van het jaar’ gewonnen met het Corporatie Cloud programma.
Vestia Online Dienstverlening
Vestia is een van de grootste woningcorporaties van Nederland. Vestia biedt woonservice aan bewoners van circa 89.000 woningen in Nederland. Vestia werkt volgens het concernmodel d.w.z. dat het woongebied van Vestia is ingedeeld in 15 woonbedrijven. De woonbedrijven en de 4 vakbedrijven vormen de pijlers van het concern, waar ongeveer 950 mensen werken.
Opdracht
Vestia heeft de ambitie om diverse diensten voor haar klanten (huurders en woningzoekenden) via online kanalen aan te bieden. Om dit doel te bereiken is Vestia het programma Online Dienstverlening gestart. De opdracht aan Herosult bestaat uit meerdere onderdelen:
- Opstellen van een business case om de beoogde kosten en baten in kaart te brengen
- Programmamanagement en projectleiding.
- Uitvoeren van een leveranciersselectie.
- Ontwerpen, realiseren en testen van de huurderportal.
- Optimaliseren van de bedrijfsprocessen.
- Begeleiden en implementeren van de verandering.
Rol Herosult
Herosult heeft meerdere rollen vervuld in het programma Online Dienstverlening. In eerste instantie heeft Herosult samen met Vestia het concept vormgegeven en een gedetailleerde business case opgesteld. De business case heeft Vestia duidelijk inzicht gegeven in de beoogde kosten en baten van het programma en vormt het fundament voor de inrichting en sturing van programma.
Vervolgens heeft Herosult Vestia begeleid bij het structureren van het programma door middel van een programmaplan en onderliggende projectplannen. Om de voortgang (tijd/geld) van het programma te meten heeft Herosult een programmadashboard ontwikkeld. De programma-organisatie bestond uit multidisciplinaire teams, waarin Vestia-medewerkers en externe medewerkers samenwerkten. Binnen deze teams heeft Herosult expertise geleverd op verschillende gebieden: procesmodelleren, projectleiding, architectuur en business analyse. Herosult heeft een belangrijke rol gehad in het ontwerp van het persoonlijke huurderportaal en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen.
Voor de selectie van een realisatiepartner is onder begeleiding van Herosult een selectieproject uitgevoerd. Daarna heeft Herosult gedurende de realisatie een brugfunctie vervuld tussen Vestia en de realisatiepartner. Door middel van een iteratieve werkwijze, SCRUM, is de persoonlijke huurderomgeving gebouwd, getest en ingevoerd.
Gezien de impact van het programma is gekozen voor een gefaseerde invoering. De gebruikers- en beheerorganisatie is vroegtijdig betrokken en meegenomen. Onder begeleiding van Herosult is een proeftuin ingericht, waarin medewerkers en eindgebruikers (huurders) een gebruikersacceptatie-test hebben uitgevoerd in een prototype van het eindproduct. Verder zijn medewerkers van Vestia opgeleid, gecoached in het nieuwe systeem en werkwijze en zijn duidelijke werkinstructies beschreven.
Resultaat
Met het programma Online Dienstverlening is een portaal voor huurders ontwikkeld. Deze self-service omgeving biedt huurders de mogelijkheid om actuele persoonlijke gegevens te raadplegen, informatie (FAQ’s) op te zoeken en direct zaken online te regelen, zoals het doen van een reparatieverzoek. Dit heeft gezorgd voor meer klanttevredenheid. Door de integrale architectuur aanpak is de informatievoorziening klaar gemaakt voor de toekomst. Gegevens kunnen op een veilige wijze worden ontsloten via online kanalen en beschikbaar worden gesteld aan huurders en leveranciers. Daarnaast zijn de processen van Vestia geoptimaliseerd en aangesloten op de online dienstverlening.
Wetterskip Fryslân Procesgericht Werken
Wetterskip Fryslân is een van de grote waterschappen in Nederland. Zij houden het waterpeil op orde, bewaken de waterkwaliteit en zuiveren het afvalwater in Friesland, de Waddeneilanden en een gedeelte van Groningen. Zij beheren onder andere 141 km zeewaterkeringen, 3240 km regionale waterkeringen, 1000 poldergemalen en 27 rioolwaterzuiveringsinstallaties. Er werken 580 medewerkers.
Opdracht
Het doel van het programma Wetterskip Fryslân op Koers is een efficiënte organisatie creëren die beter kan inspelen op veranderingen vanuit de omgeving en waar medewerkers in onderlinge verbinding en met plezier samenwerken. Een belangrijk middel hiervoor is het invoeren van procesgericht en projectgericht werken. Ook het vernieuwen van de automatisering is onderdeel van het programma. Hiervoor is een grootschalige programmaorganisatie in het leven geroepen met 18 projecten die ieder een hoofdproces van het waterschap onder handen nemen.
Rol Herosult
In eerste instantie heeft Herosult het ICT-deel van het programma ingevuld. Dit betrof het in beeld brengen van eisen en wensen om de processen te ondersteunen, het selecteren van pakketoplossingen en het implementeren hiervan. Verder heeft Herosult een ICT-architectuur gedefinieerd gebaseerd op een best-of-breed applicatielandschap. In tweede instantie heeft Herosult de rol van programma manager op zich genomen. Ook heeft Herosult de diverse procesimplementatieprojecten ondersteund op inhoudelijk vlak en projectleiding. Herosult heeft accent gelegd op het meer planmatig werken, meer structuur aanbrengen in de verschillende verbeterprojecten en meer aandacht voor het realiseren van baten.
Resultaat
De grote hoofdprocessen waaronder Werken (Nieuwbouwprojecten), Onderhoud en Beheer zijn herontwerpen en geïmplementeerd. Dit omvat ook het invoeren van nieuwe rollen voor medewerkers. Ter ondersteuning van de nieuwe processen zijn nieuwe ICT-applicaties geselecteerd en ingevoerd. Dit geldt ook voor de ondersteunende processen Inkoop (Aanbesteden, Bestellen en Voorraad) en Documentbeheer.
In alle processen is de efficiency verbeterd, zijn doorlooptijden verkort en is de datakwaliteit toegenomen. Verspillingen zijn geëlimineerd en medewerkers kunnen zich meer richten op de hoofdzaken.
Woonbedrijf Ieder1 ICT Audit
Woonbedrijf ieder1 is een actieve maatschappelijke corporatie die ontwikkelt, bouwt en circa 16.000 woningen in de gemeenten Deventer en Zutphen beheert. De organisatie heeft 3 vestigingen en 150 medewerkers in dienst.
Opdracht
Naar aanleiding van een reorganisatie heeft Woonbedrijf ieder1 Herosult gevraagd een ICT audit uit te voeren. Hierbij gaat het vooral om inzicht te verschaffen in de stand van zaken van de ICT binnen Woonbedrijf ieder1. De volgende vraag staat hierbij centraal:
- “Waar staan we met de ICT binnen Woonbedrijf ieder1 en wat is de 0-situatie?”
Rol Herosult
Herosult heeft veel ervaring met het uitvoeren van (ICT) audits. De gestructureerde aanpak en brede kennis van Herosult op het gebied van ICT en organisaties zorgt ervoor dat snel overzicht wordt gecreeerd en dat eventuele knelpunten inzichtelijk worden gemaakt.
Door Herosult zijn gedetailleerde vragenlijsten en evaluatiecriteria opgesteld voor het uitvoeren van de ICT audit. De vragenlijsten en evaluatiecriteria zijn ingedeeld in 5 auditgebieden:
- ICT projecten.
- ICT beheer.
- ICT systemen.
- ICT infrastructuur.
- ICT kosten.
Resultaat
Op basis van de beantwoording van de vragenlijsten heeft Herosult de situatie geanalyseerd en de bevindingen vastgelegd in een eindrapport. In het rapport worden per criterium de belangrijkste waarnemingen opgesomd en conclusies getrokken.
Op basis van de waarnemingen en conclusies heeft Herosult aanbevelingen gedaan om de ICT dienstverlening te verbeteren. Deze zijn overgenomen door de directie.
Vesting Finance LexSan Procesoptimalisatie
Vesting Finance LexSan (VFL) is een landelijk opererende specialist in het invorderen van belastingen & heffingen en de privaatrechtelijke incasso voor lokale overheden (o.a. gemeenten en waterschappen). De dienstverlening van VFL kenmerkt zich door een proactieve en doortastende benadering. Hierbinnen worden belastingschuldigen op een burgervriendelijke wijze benaderd door vernieuwend gebruik van moderne ICT en communicatiemiddelen.
Opdracht
VFL is gestart met de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem en is voornemens een ISO certificering aan te vragen. Binnen dit kader hebben Herosult en VFL via de service offering ‘procesanalyse in 1 week’ een fundament gelegd voor de nadere werkzaamheden m.b.t. het procesdomein Invordering. De opdrachtformulering luidde: “Beschrijf het uitgestrekte en complexe procesdomein Invordering op abstract niveau met aandacht voor de verschillende interne en externe stakeholders, zowel binnen het proces als erbuiten in de keten. Hierbij dient tevens een solide basis te worden gelegd voor nadere procesdetaillering door overzicht en structuur te creëren zodat VFL een beeld krijgt van mogelijke verdiepingsscenario’s.“
Rol Herosult
Na een korte analyse van het aanwezige bronmateriaal heeft Herosult heeft middels twee Power workshops met materiedeskundigen van VFL het integrale speelveld van het procesdomein in kaart gebracht. Hierbij zijn standaard procesmethodieken van Herosult toegesneden op de klantsituatie bij VFL. Op basis van de methode ProcesProfiel is de essentie en structuur van het invorderingsdomein in kaart gebracht en gestructureerd. Hierbinnen zijn direct de eerste stappen richting de gewenste To-Be situatie gezet.De combinatie tussen de vakinhoudelijk sterke medewerkers van VFL en de professionele ondersteuning door de Herosult consultants heeft geleid tot creatieve en succesvolle resultaten.
Resultaat
De resultaten zoals die in het opgeleverde eindrapport zijn beschreven hebben VFL de nodige kaders, structuur en houvast gegeven voor gerichte besluitvorming ten aanzien van het vervolgtraject dat de basis vormt voor een bedrijfsbreed kwaliteitssysteem en het aanvragen van een ISO certificering. Na de vervolgfase waarin het integrale procesdomein Invordering in detail is gemodelleerd heeft VFL enerzijds op totaalniveau overzicht gekregen over het speelveld middels een AO-overzicht. Anderzijds is op activiteit niveau een duidelijke beschrijving van de werkzaamheden en betrokken rollen beschikbaar.
Met deze producten worden onder meer nieuwe medewerkers van VFL opgeleid en is het kwaliteitssysteem verder ingericht. Ook worden producten die door Herosult zijn vervaardigd gebruikt in offertes voor ‘aanbestedingen invordering’ van grote landelijke gemeenten.
deltaWonen Programma- en projectmanagement
DeltaWonen is een bevlogen woningcorporatie in Zwolle. Zij verhuurt en onderhoudt 15.000 sociale huurwoningen in de gemeenten Zwolle, Kampen en Oldebroek. Professionaliteit staat hoog in het vaandel. De corporatie is actief om zowel de kwaliteit als de kwantiteit van de sociale woningvoorraad af te stemmen op de behoefte van de klant en markt. De 178 medewerkers krijgen de ruimte om zelf invulling te geven aan de visie en strategie van de organisatie.
Opdracht
DeltaWonen heeft hoge ambities die uitgewerkt zijn in het strategisch plan Durf en Duurzaamheid 2.0. Om de schaarse middelen, capaciteit en geld, zo optimaal mogelijk in te zetten is het toepassen van Programma- en projectmanagement onontbeerlijk. Hierdoor is deltaWonen in control en kan ze de juiste prioriteiten stellen, weloverwogen besluiten nemen en indien nodig tijdig bijsturen omtrent haar middelen.
Rol Herosult
Herosult is gevraagd om overzicht en inzicht te creëren in de interne projectenkalender van deltaWonen en een bijbehorende documentenstructuur in te richten. Zowel geplande als reeds bestaande projecten zijn geïnventariseerd. Door eenduidige hantering van projectdefinities, zijn meer projecten geïdentificeerd dan vooraf verwacht. Aan de hand van de inventarisatie is Herosult erin geslaagd om de actuele projectstromen in capaciteit en geld overzichtelijk weer te geven. Door het in kaart brengen van het totale speelveld, zijn ook (potentiele) risico’s en knelpunten onder de aandacht gebracht. Door tijdig hierop te anticiperen, worden deze gereduceerd. Daarnaast is Programmamanagement een goed instrument om de bijdrage van projecten te toetsen aan de strategische doelstellingen van de organisatie.
Resultaat
Door de succesvolle implementatie van Programmamanagement heeft deltaWonen inzicht in de complexe samenhang en omvang van haar interne projectstromen. Inzicht in de actuele projectstromen levert waardevolle stuurinformatie op voor het Managementteam om weloverwogen keuzes te maken hoe en wanneer ze haar schaarse middelen gaat inzetten.
Herosult heeft de medewerkers van deltaWonen getraind in het ontwikkelen en werken met plannen van aanpak en voortgangsrapportages. Door een dergelijke documentenstructuur op te zetten, zijn de opdrachtgevers, projectleiders en projectmedewerkers in staat om projectmatig te werken en hun projecten beter te sturen en beheersen. De templates dragen bij aan het verhogen van de kwaliteit en efficiency van de projecten.
Woningcorporatie ZVH ICT Quick Scan
ZVH staat voor ‘Zaandams Volkshuisvesting’ en is opgericht in 1913. Na meer dan 100 jaar is ZVH nog steeds zelfstandig. Zij beheert ca. 6000 wooneenheden en richt zich op het bieden van kwalitatief goed huisvesting voor mensen met de laagste inkomens binnen Zaanstad. Zij werken met een compacte organisatie van ca. 50 medewerkers.
Opdracht
De directie van ZVH vroeg zich af hoe verder te gaan met de ICT en heeft Herosult gevraagd een onafhankelijk, kritisch en deskundig oordeel te geven over de huidige ICT inrichting en een weg uit te zetten voor de toekomst. Herosult heeft hiervoor de zelf ontwikkelde ICT Quick Scan ingezet. Deze geeft in korte tijd een gedetailleerd inzicht in de sterke en zwakke punten van de ICT inrichting en definieert een visie voor de toekomst.
Rol Herosult
Op basis van het aangeleverde materiaal heeft Herosult vragenlijsten ontwikkeld voor de interviews met een aantal hoofdrolspelers. Tijdens de verschillende interviews over alle deelgebieden heen, zijn de grootste successen en knelpunten van ICT van de afgelopen jaren geïnventariseerd. Op basis hiervan is een eerste diagnose van de bestaande informatievoorziening in termen van ICT beleid & architectuur, ICT organisatie & beheer, ICT rendement, ICT projecten, applicaties, ICT infrastructuur en informatievoorziening opgesteld die besproken is in een ICT workshop.
Vervolgens hebben we in een management workshop een schets opgesteld van ‘ZVH over 5 jaar’. Met deze basis hebben we aanbevelingen voor de te nemen acties geformuleerd.
Resultaat
Alle conclusies en aanbevelingen met onderbouwing zijn vastgelegd in een eindrapport. Op basis hiervan heeft de directie verbeteracties gestart en een koers uitgezet voor de ICT in de toekomst.
Wetterskip Fryslân Document Management
Wetterskip Fryslân is een van de grote waterschappen in Nederland. Zij houden het waterpeil op orde, bewaken de waterkwaliteit en zuiveren het afvalwater in Friesland, de Waddeneilanden en een gedeelte van Groningen. Zij beheren onder andere 141 km zeewaterkeringen, 3240 km regionale waterkeringen, 1000 poldergemalen en 27 rioolwaterzuiveringsinstallaties. Er werken 580 medewerkers.
Opdracht
In een inventarisatie is vastgesteld dat er nog een grote papierstroom aanwezig was in de processen van Wetterskip Fryslân. Door een gebrek aan heldere richtlijnen, het gebruik van meerdere opslaglocaties en beperkte ICT-faciliteiten was sprake van een trage en inefficiënte afhandeling van documenten. Vervolgens is een visie Document Management opgesteld waarin een toekomstschets wordt gegeven gebaseerd op een digitale documentoplossing. Doel is om de afhandeling, betrouwbaarheid, vindbaarheid en beschikbaarheid van documenten sterk te verbeteren. Opdracht voor het project is te zorgen voor heldere afspraken en richtlijnen voor het omgaan met documenten, een gestandaardiseerd en geoptimaliseerd documentproces binnen de hoofdprocessen en het volledig digitaliseren van de documentstromen en archieven.
Rol Herosult
Herosult heeft een revolutionaire methodiek bedacht voor document management. Daar waar veelal het document of het dossier centraal wordt gezet in het optimaliseren van document management, kiest Herosult ervoor om het proces leidend te maken. Eerst wordt het proces geoptimaliseerd en als afgeleide hiervan de documentstromen. Herosult heeft het projectplan geschreven voor het ontwerp en implementatie van het nieuwe document management. Ook heeft Herosult de projectleidersrol ingevuld.
Resultaat
Allereerst zijn standaard bouwstenen gedefinieerd voor de documentprocessen die onderdeel zijn van de hoofdprocessen. De documentstromen binnen de hoofdprocessen zijn geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Hiervoor is een nieuw document management platform te weten SharePoint geselecteerd en geïmplementeerd. In SharePoint is een dynamisch en een semi-statische archief gerealiseerd. De verantwoordelijkheid voor de documenten is verschoven van de centrale DIV-afdeling naar de lijnorganisatie. Hiervoor zijn nieuwe rollen geïntroduceerd en ingevoerd.
Het nieuwe document management wordt door alle medewerkers als een verrijking ervaren. Een groot deel van de documentafhandeling vindt automatisch plaats en workflow ondersteunt de gebruikers hierbij. Dit leidt tot een grote kwaliteitsverbetering en efficiencyslag in de hoofdprocessen.
deltaWonen Implementeren cegeka-dsa pakket
DeltaWonen is een bevlogen woningcorporatie in Zwolle. Zij verhuurt en onderhoudt 15.000 sociale huurwoningen in de gemeenten Zwolle, Kampen en Oldebroek. Professionaliteit staat hoog in het vaandel. De corporatie is actief om zowel de kwaliteit als de kwantiteit van de sociale woningvoorraad af te stemmen op de behoefte van de klant en markt. De 178 medewerkers krijgen de ruimte om zelf invulling te geven aan de visie en strategie van de organisatie.
Opdracht
Omdat het huidige primaire bedrijfsinformatiesysteem binnenkort niet meer wordt ondersteund is deltaWonen genoodzaakt een nieuw pakket te implementeren. Tevens dienen de bedrijfsprocessen te worden geoptimaliseerd zodat er maximaal rendement uit het nieuwe ERP-systeem wordt gehaald.
Na een uitgebreid selelectietraject is het pakket Dynamics Empire van cegeka-dsa gekozen als best passend pakket. Uitgangspunt voor de implementatie vormen de Best Practices (procesuitwerkingen en systeeminrichting) van cegeka-dsa. Waar deze uitwerking afwijkt van de deltaWonen procesgang wordt een afweging gemaakt aan de hand van de criteria baten/kosten/tijd. De implementatie dient binnen 1 jaar te worden uitgevoerd.
Rol Herosult
Samen met cegeka-dsa heeft Herosult het projectplan voor de implementatie opgesteld. Vervolgens heeft Herosult de rol van overall projectleider op zich genomen. Dit betrof de aansturing van de deltaWonen projectorganisatie, de hoofdleverancier cegeka-dsa en verschillende pakketleveranciers. Naast de hoofdleverancier zijn er 17 andere leveranciers betrokken bij het project.
Verder heeft Herosult de Procesexperts inhoudelijk begeleid bij het ontwerp van de processen en de systeeminrichting. Tijdens de testfase heeft Herosult de rol van testcoördinator ingevuld.
Resultaat
Door strakke sturing van de projectleiding heeft de eerste oplevering, conform de oorspronkelijk afgegeven planning van 9 maanden en binnen budget, plaatsgevonden. Het live gaan is gecontroleerd verlopen. De ingerichte pakketten functioneerden, de conversies verliepen goed, de nieuwe processen werkten conform verwachting, gebruikers waren opgeleid en werden goed begeleid door de Procesexperts en het Nazorgteam. De resterende functionaliteit en oplossingen voor issues zijn in twee vervolgfasen opgeleverd.
Naast de inrichting is een nieuw procesmodel opgeleverd. Veel aandacht is ook besteed aan de ontwikkeling van de organisatie. Er zijn 24 Procesexperts benoemd die verantwoordelijkheid kregen voor de procesoptimalisatie, ICT-inrichting en datakwaliteit. Zij vormen de basis voor de nieuwe beheerorganisatie.
Met de implementatie van Dynamics Empire heeft deltaWonen de beschikking gekregen over een modern en stabiel platform. Dit biedt mogelijkheden om verder te werken aan het efficiënter maken van de organisatie en het uitbreiden van de Self Service functionaliteiten voor klanten.
Wetterskip Fryslân Optimaliseren Beheerproces
Wetterskip Fryslân is een van de grote waterschappen in Nederland. Zij houden het waterpeil op orde, bewaken de waterkwaliteit en zuiveren het afvalwater in Friesland, de Waddeneilanden en een gedeelte van Groningen. Zij beheren onder andere 141 km zeewaterkeringen, 3240 km regionale waterkeringen, 1000 poldergemalen en 27 rioolwaterzuiveringsinstallaties. Er werken 580 medewerkers.
Opdracht
Wetterskip Fryslân staat voor de taak om de assets voor het Watersysteembeheer in stand te houden en te bedienen tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Dit wil men realiseren door betere coördinatie van activiteiten en meer ontwikkeling van vakkennis door het inrichten van specifieke assetgroepen voor keringen, waterlopen en kunstwerken. Deze ambitie is vertaald naar de volgende procesdoelstellingen: Een efficiënter proces om assets in stand te houden (inspecteren) en te bedienen (peilbeheer), Continu verbeteren, Veiliger werken.
Rol Herosult
Herosult is gevraagd om, in samenwerking met de medewerkers, een nieuw werkproces voor het realiseren van de procesdoelstellingen vorm te geven en te implementeren in de organisatie.
In de eerste fase is een procesontwerp opgesteld, waarin zowel aanbevelingen voor de procesinrichting als ook voor de organisatiestructuur en de ondersteunende ICT middelen zijn opgenomen. Om de organisatie op een gedegen manier te begeleiden naar de nieuwe werkwijze is deze fase afgesloten met een implementatieplan.
In de tweede fase is het nieuwe proces ingevoerd conform het implementatieplan. Herosult heeft het project zowel inhoudelijk als op het gebied van projectleiding ondersteund. De focus lag daarbij op het professionaliseren van het projectmatig werken en het samenbrengen van ICT en de procesmedewerkers, zodat resultaten behaald worden en de organisatie na het project in staat is zelfstandig verder te verbeteren.
Resultaat
Er zijn nieuwe coördinatierollen rond de verschillende assetgroepen geïntroduceerd en ingevuld. Diverse nieuwe typen inspecties zijn uitgewerkt en geïmplementeerd voor de verschillende assetgroepen. De inspecteurs inspecteren mobiel en digitaal. Hiervoor zijn nieuwe inspectie apps ontwikkeld die zijn gebaseerd op landelijke standaarden en voldoen aan de eisen vanuit de Zorgplicht. De resultaten uit de inspecties worden digitaal geanalyseerd en omgezet naar maatregelen, waarbij de hele keten voor de betrokkenen navolgbaar is.
De technische dossiers van Kunstwerken zijn volledig gedigitaliseerd en op één plek beschikbaar gemaakt voor de gehele organisatie. In het veld zijn de dossiers vanuit de kaart op de mobiele apparaten te raadplegen. De rollen voor het dossierbeheer zijn helder belegd en er zijn afspraken gemaakt over het actueel houden van de dossiers.
Er is een organisatie opgezet om Assets te standaardiseren. Deze organisatie is vervolgens gaan proefdraaien met het nieuwe proces, waarbij meteen de eerste standaarden zijn ontwikkeld. Na evaluatie en een aantal aanpassingen is het standaardisatieproces verder verbeterd en ingevoerd.
Voor de ondersteuning van het peilbeheer in de polders en de boezem zijn nieuwe systemen geselecteerd en ingevoerd. De nadruk lag hierbij op het uniformeren van de SCADA-systemen, het doorrekenen van scenario’s door middel van een beslissings ondersteunend systeem en het beschikbaar maken van dezelfde watersysteeminformatie voor alle betrokkenen.