Naast onze rijk gevulde toolkit met proces en ICT methoden en technieken biedt Herosult een aantal standaard producten in de vorm van uitgewerkte templates en aanpak. De portfolio van Herosult omvat drie werkgebieden:
-
Proces
-
ICT
-
Resultaat²
Proces
Procesoptimalisatie
Ondanks Lean Six Sigma en andere methodieken verliezen bedrijven zich vaak in de aanpak en zijn de resultaten marginaal. Herosult gaat een stap verder en biedt een maatwerk aanpak om een solide basis neer te zetten voor daadwerkelijke procesverbetering. Dat dit niet eindeloos hoeft te duren bewijzen we met ons aanbod ‘Procesanalyse in 1 week’.
Procesdigitalisering
Digital Process Automation en Robotic Proces Automation zijn de nieuwste ontwikkelingen in het verder automatiseren en digitaliseren van processen. Dit vereist veel meer dan de aanschaf van een workflow pakket. Herosult biedt het raamwerk om processen ingrijpend te veranderen en de klantwaarde en efficiency met sprongen te doen toenemen.
Documentmanagement
Documenten worden steeds meer synoniem aan informatie en spelen een belangrijke rol in processen. Bij het digitaliseren van processen staan documenten en informatie centraal. De AVG heeft in veel organisaties de gegevens-bescherming op scherp gezet. Herosult heeft een unieke aanpak ontwikkeld voor het vergaand digitaliseren van documenten en processen die leidt tot een hogere efficiency en een betere datakwaliteit.
ICT
ICT Visie & Architectuur
Omdat de technologie zich steeds sneller ontwikkelt, is het hanteren van een heldere en toekomstvaste ICT visie en architectuur bittere noodzaak. Hiermee ontstaat een basis om de organisatie optimaal te ondersteunen in de veranderingen. In de aanpak van Herosult wordt het krachtenveld in kaart gebracht, keuzes gemaakt en een samenhangende ICT visie en architectuur ontwikkeld.
Selectie & Implementatie
Daar waar vroeger een ERP pakket volstond zien we steeds meer hybride ICT landschappen ontstaan. Hierin spelen Cloud-oplossingen in toenemende mate een rol. Om dit geheel consistent te houden is enerzijds een solide basis nodig en anderzijds een kader voor de keuzes van de best passende applicaties. Herosult biedt een aanpak voor de selectie en de implementatie van de juiste applicaties.
Testen
Testen is een belangrijk onderdeel in veel ICT projecten dat in de praktijk vaak onderschat wordt. Herosult heeft een aanpak voor testen ontwikkeld. Hierin adresseren we de functionele, technische en gebruikers aspecten en maken we onderscheid in verschillende soorten testen. Dit borgt een efficiënte uitvoering van het testen en zorgt voor een gecontroleerde en soepele livegang.
Resultaat²
Programma Management
Als het continue verbeteren niet voldoende oplevert voor organisaties om succesvol te blijven, zijn meer ingrijpende maatregelen nodig. Herosult heeft veel ervaring in het realiseren van ambitieuze doelen met een enerzijds gestructureerde en anderzijds flexibele programma aanpak. Op deze wijze creëren wij baanbrekende bedrijfsprestaties.
Waarde Creatie
In essentie kennen alle projecten één doel en dat is waarde creëren. In de projecten van Herosult staat dit vanaf dag 1 centraal. Wij stoppen niet bij het opstellen van een Business Case maar hanteren een continue projectfocus op het realiseren van verbeteringen. Instrumenten die we hierbij hanteren zijn Batenkaarten en de Batenmonitor.
Quality Assurance
Kwaliteit is een lastig begrip en krijgt vaak pas aandacht als resultaten achterblijven of fouten zichtbaar worden. Herosult heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan en is pas tevreden als de klantresultaten zijn behaald. Het beste resultaat wordt behaald door de kwaliteit continue te bewaken. Herosult biedt diverse instrumenten hiervoor om projecten op koers te houden.
Services
Procesoptimalisatie
Processen, waar moeten we beginnen?
Over processen en procesmodellering is in de loop der jaren een enorme hoeveelheid literatuur verschenen. Ook is een indrukwekkend aantal applicaties en pakketten beschikbaar die in meer of mindere mate processen en procesmodellering ondersteunen. Trends volgen elkaar in een hoog tempo op van Lean Six Sigma naar Robotic Process Automation. Herosult gaat er van uit dat iedere organisatie uniek is en een standaard aanpak niet afdoende is om de beste resultaten te behalen. Daarom bevelen we een maatwerkaanpak aan waarin we diverse onderdelen uit verschillende methodieken samensmeden en afstemmen op de unieke kenmerken van de organisatie.
Een fundament voor processen!
Klanten hebben vaak hooggespannen verwachtingen van projecten met betrekking tot bedrijfsprocessen, maar verliezen zich vaak in de aanpak. Niet iedereen overziet het proces en men heeft niet dezelfde beelden bij gehanteerde begrippen, niveau van diepgang en het gewenste eindresultaat. Resultaten blijven hierdoor achter en verbeterprojecten verzanden. Herosult heeft hier een uitstekende oplossing voor: Procesanalyse in 1 week. Hiermee leggen we een solide basis voor ambitieuze procesverbeteringen.
Procesanalyse in 1 week
We starten met een onderzoek naar de As-Is situatie van het bedrijfsproces en creëren snel inzicht in kentallen en grootheden van het proces en haar omgeving met de ProcesProfiel methode van Herosult . In workshops en interviews met de medewerkers wordt direct de oriëntatie op de toekomst gericht. Medewerkers en managers doen elke dag ervaring op binnen het proces en zijn daarmee waardevolle ervaringsdeskundigen. Herosult brengt structuur en ambitie en inspirereert medewerkers en managers om ambitieuze procesverbeterdoelstellingen te realiseren. De context analyse van het proces die in de week wordt uitgevoerd levert de opdrachtgever vaak al verrassende resultaten en inzichten op. De grootste baten worden uitgewerkt in een Business Case. Alle resultaten worden gebundeld in een overzichtelijk eindrapport en gepresenteerd aan de medewerkers. Na afloop van de procesanalyse ligt er een solide basis om soepel en snel met gerichte verbeteracties te starten.
Het aanbod van Herosult
- Timeboxed As-Is analyse door procesexperts van Herosult.
- 4 interviews met verschillende medewerkers uit het proces.
- ProcesProfiel van het bedrijfsproces.
- 2 power workshops van een dagdeel .
- Gedetailleerd eindrapport met aanbevelingen voor verbeterprojecten.
- Presentatie van eindrapport en verbeterprojecten.
Wilt u meer weten over procesoptimalisatie, neem dan contact op met Ronald kamer (rkamer@herosult.nl).
Procesdigitalisering
Nieuwe ontwikkelingen in procesontwerp
Steeds meer worden de procesuitvoering en -sturing geautomatiseerd. Begonnen we ooit met Workflow Management, inmiddels zijn we aangeland bij Digital Process Automation en Robotic Proces Automation waarin Artificial Intelligence een grote rol speelt. Met workflow hebben we al gezien dat de aanschaf van een workflow pakket niet automatisch leidt tot verbeterde processen. Dit geldt nog meer voor de nieuwe generatie procesondersteunende pakketten. Kleine succesjes zijn vaak snel behaald maar daarna stokt het project.
Andere kijk op processen
De ambitie van Herosult reikt verder. Wij gaan voor significante verbeteringen van de procesprestaties en klantwaarde bv. 50% reductie in doorlooptijd van administratieve afhandeling of 40% reductie van de managementkosten. Hiervoor is het noodzakelijk verder te kijken dan de traditionele methoden voor het beschrijven van processen in de vorm van activiteiten, rollen en resultaten. In de aanpak van Herosult brengen we de kenmerken van het proces in kaart waarbij we de focus leggen op procesdoelen, events, doorlooptijden en variaties. Hierdoor ontstaat al snel een overzichtelijk profiel van een proces. Zo’n procesprofiel leidt tot fundamenteel andere inzichten dan de traditionele manier van procesbeschrijving. Zo blijkt vaak dat er binnen een proces meer differentiatie bestaat dan op het eerste gezicht werd gedacht. Dat inzicht biedt nieuwe mogelijkheden, waardoor nieuwe keuzes binnen het proces kunnen worden gemaakt.
Gedifferentieerde aanpak
Een belangrijk onderdeel in de aanpak van Herosult is het in kaart brengen van verschillende varianten van het procesverloop. In elk proces onderscheiden we een hoofdflow waarin keuzes worden gemaakt voor het zoveel mogelijk geautomatiseerd afhandelen van procesactiviteiten en specifieke uitzonderingen te beleggen bij de vakmensen in uw organisatie. We betrekken de automatisering al in een vroegtijdig stadium bij het procesontwerp. Door goed te kijken naar de varianten in het proces en de kansen voor automatisering, kunnen we in onze aanpak verschillende niveaus van diepgang voor het uitwerken van de processen hanteren. Bij cruciale onderdelen werken we het proces op een gedegen manier uit tot in de details. We laten ons daarbij sterk leiden door de waarde die de detaillering oplevert voor uw organisatie uw medewerkers en uw klanten.
Toegevoegde waarde van Herosult
De Herosult procesexperts combineren uitgebreide ervaring met traditionele principes van procesontwerp zoals Lean/Six Sigma, Straight Thru Processing, Workflow en Case Management met de nieuwste beschikbare ICT ontwikkelingen waaronder Digital Process Automation en Robotic Process Automation. Op deze wijze zijn wij in staat samen met u processen ingrijpend te veranderen en de klantwaarde en efficiency met sprongen te doen toenemen.
Wilt u meer weten over procesautomatisering, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).
Documentmanagement
Het nieuwe documentmanagement
Bij het digitaliseren van processen staan documenten en informatie centraal. Het onderscheid tussen documenten oftewel ongestructureerde data en informatie in de vorm van gestructureerde data vervaagt. Hier op een juiste wijze gebruik van maken creëert nieuwe mogelijkheden om processen vergaand te digitaliseren en automatiseren. Dit leidt tot nieuwe kansen maar brengt ook uitdagingen met zich mee zoals beveiliging, duurzame bewaring en ingrijpende taakveranderingen bij medewerkers. De AGV heeft in veel organisaties de gegevensbescherming op scherp gezet en waardoor de aandacht voor gegevens in documenten sterk is toegenomen.
Unieke aanpak voor het invoeren van het nieuwe documentmanagement
In traditionele aanpakken voor documentmanagement ligt de nadruk op zaakgericht werken oftewel op dossiers en documenten waardoor het gevaar van suboptimalisatie op de loer ligt. In de afgelopen jaren heeft Herosult zich intensief bezig gehouden met documentbeheer in processen. Op grond hiervan is een nieuwe unieke aanpak voor documentmanagement ontwikkeld die de processen centraal zet. Primair optimaliseren we processen en afgeleide hiervan is het digitaliseren en automatiseren van de documentstromen. Zaakgericht werken benaderen wij vanuit samenwerking en procesoptimalisatie. Hierbij maken we gebruik van de mogelijkheden van geavanceerde documentmanagementplatforms zoals SharePoint, en koppelen deze aan bestaande applicaties met gestructureerde data.
Grote kansen en uitdagingen
Met onze projecten hebben we spectaculaire resultaten behaald. Documenten zijn gedigitaliseerd en worden automatisch gevuld, documentstromen worden gestuurd door workflow en ondertekening vindt digitaal plaats. Processen zijn sterk vereenvoudigd door het samenwerken in digitale dossiers. Door de focus zowel op techniek en veranderingen voor medewerkers te leggen, hebben we een soepele en organisch gedreven invoering gerealiseerd. In het nieuwe documentbeheer zien we dat verantwoordelijkheid voor documenten bij de procesmedewerker wordt ondergebracht en de traditionele DIV rollen verdwijnen. Dit leidt tot versnelling van processen en kostenbesparing. Het doorvoeren van deze veranderingen vraagt om een zorgvuldige aanpak. In de aanpak van Herosult hanteren we hiervoor verschillende implementatiestrategieën. Voorbeelden hiervan zijn het gelijktijdig vraaggestuurd invoeren van het samenwerken in documenten en het planmatig invoeren van het digitaliseren van procesdocumenten.
Herosult biedt oplossingen
Uit ervaring weten we dat het invoeren van het nieuwe documentbeheer tot de nodige dilemma’s leidt. Voorbeeld hiervan zijn:
- Gaan we zaakgericht of procesgericht werken?
- Kijken we alleen naar documenten of naar informatie in de organisatie?
- Kiezen we voor standaard SharePoint of is een zaaksysteem nodig?
- Gaan we naar de Cloud of blijven we op computers in eigen huis?
- Wie neemt verantwoordelijkheid: DIV, ICT of de Lijn?
- Welke implementatiestrategie hanteren we: Push of Pull, Bottom-up of Top-down?
- Doen we het met of zonder de managers?
- Wat staat voorop: 100% beveiliging of iedereen heeft toegang?
Herosult geeft antwoorden en helpt u bij het succesvol invoeren van het nieuwe documentmanagement.
Wilt u meer weten over het nieuwe documentbeheer, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).
ICT Visie & Architectuur
Het belang van een heldere ICT visie en architectuur
ICT-visie en -architectuur zijn abstracte bergrippen die in de praktijk lastig in te vullen zijn. De onderwerpen die hierbij aan bod komen bestrijken een breed vakgebied. Het gaat dan om zaken als organisatie, kosten/baten, trends in ICT, projecten, technische infrastructuur, koppelingen en gegevens. Veel organisaties hebben degelijke specifieke kennis niet op elk terrein in huis aanwezig. Vaak is de inspanning van de ICT afdeling gericht op het in de lucht houden van systemen en komt zij niet toe aan het uitzetten van de strategie. In toenemende mate wreekt het ontbreken van een heldere ICT visie en architectuur zich. Omdat de technologische ontwikkelingen steeds sneller gaan moeten er continue keuzes gemaakt worden die makkelijk kunnen leiden tot inconsistenties in het applicatielandschap. Vaak worden de bestaande systemen door de organisatie als knellend ervaren in plaats van te stimuleren tot nieuwe business mogelijkheden.
Wat is visie en architectuur?
De ICT visie zet de stip op de horizon een bevat de koers hoe daar te komen. Business en ICT komen hier bij elkaar zodanig dat ze elkaar versterken en dezelfde doelstellingen nastreven. ICT wordt hiermee meer dan een kostenpost door de potentie van ICT om de organisatie innovatiever en competitiever te maken. Een goede ICT visie is glashelder voor de hele organisatie en vormt de basis voor beslissingen over ICT investeringen en inrichtingsvraagstukken.
De ICT architectuur is een eerste uitwerking van de ICT visie in termen van de inrichting van de informatievoorziening. Het is het strategisch bouwplan van de informatievoorziening. De architectuur plaatst de inrichting van de organisatie en informatievoorziening in een breder, samenhangend perspectief. Een architectuur bevat geen oplossingen, maar geeft kernachtig antwoord op principiële vraagstukken. Zo worden in een ICT architectuur bijvoorbeeld de eisen geformuleerd waaraan de informatiehuishouding moet voldoen om klanten toegang te verlenen tot hun gegevens. De architectuur biedt daarmee een kader voor het inrichten van een goed functionerende, gedeelde informatiehuishouding.
Groot denken, klein beginnen
Medewerkers van de organisatie hebben goed zicht op de huidige situatie en knelpunten binnen het bedrijf. Herosult heeft een combinatie aanpak ontwikkeld waarin enerzijds de krachten van uw medewerkers worden gebruikt en anderzijds vakinhoudelijke kennis en trendontwikkelingen vanuit verschillende branches door Herosult wordt ingebracht. Aan de hand van het beproefde Herosult ICT Visie en Architectuurmodel brengen we de Change Drivers in kaart oftewel de externe ontwikkelingen die invloed hebben op de ICT in de nabije toekomst. We maken een schets van het organisatieperspectief. Dit omvat zowel de randvoorwaarden en de excellente onderdelen, de parels, die ook in de toekomst gehandhaafd blijven. Prioriteiten worden toegekend aan de onderkende veranderingen. En we formuleren doelen en principes op de verschillende ICT gebieden.
Op basis hiervan wordt de visie uitgewerkt in een ICT architectuur waarbij we kijken naar uw doelstellingen, processen, de gegevenshuishouding, het applicatielandschap en de technische infrastructuur. Wanneer het doel en de kaders helder zijn, kunnen we de route gaan uitzetten in een roadmap. De architectuur roadmap is de routekaart van uw huidige situatie naar de invulling van uw gewenste informatievoorziening. De roadmap bestaat uit een meerjarenplanning op verschillende aandachtsgebieden, waarin activiteiten en projecten worden gedefinieerd om te werken aan concrete, duurzame oplossingen. Elk van deze projecten heeft door de architectuur een helder doel, een eenduidige richting en duidelijke kaders. Zo is geborgd dat elk project een stap vooruwaarts is in de richting van de gewenste informatievoorziening.
Het aanbod van Herosult
- ICT visie in 3 workshops.
- ICT Quick Scan in 2 weken
- Architectuur roadmap.
- Coaching en richting geven.
Wilt u meer weten over visie en architectuur, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).
Selectie & Implementatie
Veel nieuwe mogelijkheden
Het stadium dat organisaties kunnen volstaan met een maatwerkapplicatielandschap of ERP suite is duidelijk passé. Tegenwoordig zijn er veel standaard pakketoplossingen beschikbaar in de markt en nemen de kwaliteit en mogelijkheden van standaardoplossingen steeds verder toe. Het gaat niet alleen om functionele applicaties, ook platformoplossingen zoalsSharePoint, worden in diverse vormen aangeboden. Cloud oplossingen spelen een steeds grotere rol. Het veelvoud aan oplossingen maakt het niet makkelijk om de beste keuze te maken voor uw organisatie. Ook het implementeren van nieuwe ICT oplossingen maakt een metamorfose door en vraagt steeds meer om adaptieve aanpakken.
Testen
Testen vaak onderschat
Voor het borgen van de kwaliteit is testen een van de belangrijkste onderdelen van ICT projecten. Helaas wordt dit in de praktijk vaak verwaarloosd. Key users en eindgebruikers vinden testen lastig en worden vaak gedwongen veel tijd hieraan te besteden. Niets is zo frustrerend dan na een livegang van een nieuw systeem geconfronteerd te worden met grote fouten. Door goed te testen dekken we belangrijke bedrijfs- en applicatierisico’s af. Een gestructureerde testaanpak inclusief ondersteunende testtooling helpt de testers en verhoogt de efficiency en de kwaliteit van de implementatie. Op grond van de nodige praktijkervaring heeft Herosult een testaanpak ontwikkeld die alle facetten van het testen faciliteert. Onderdeel hiervan is een uitgebreide Testtoolkit met templates en voorbeelden.
Selectie
Om de informatievoorziening consistent te houden is enerzijds een solide basis nodig en anderzijds een kader voor de keuzes van de best passende applicaties. Een goede selectie begint bij de probleemstelling: wat moet er worden verbeterd? In de selectieaanpak van Herosult wegen we eerst de oplossingsalternatieven voordat een selectie relevant wordt. Een valkuil is namelijk om voor ieder probleem een nieuw systeem te introduceren. Dit kan resulteren in een slechte beheerbaarheid van de informatievoorziening, hoge ICT kosten, integratieproblematiek en slecht presterende processen. Door middel van de oplossingsalternatieven maken we deze aspecten direct inzichtelijk en kiezen we de beste oplossingsrichting voor uw organisatie. Op basis van beoordelingscriteria wordt een Shortlist van beschikbare pakketoplossingen vastgesteld. Referentiebezoeken en Pilotworkshops leiden tot een praktisch inzicht in de mogelijkheden van de pakketten. Aangevuld met een Kosten/Batenanalyse kan dan een voorkeursoplossing worden bepaald. Hierna kan de contractering plaatsvinden.
Implementatie
In de markt is een duidelijke trend gaande naar het continue verbeteren van de informatievoorziening. Dit vraagt ook om het continue implementeren van nieuwe applicaties of aanvullingen op bestaande applicaties. De eindgebruikers spelen een steeds belangrijkere rol hierin en dit werkt alleen als er een solide basis aanwezig is voor continue verbeteren. Deze basis gaat verder dan het ICT landschap. Processen en medewerkers vormen ook een onderdeel hiervan. In de implementatieaanpak van Herosult wordt rekening gehouden met al deze facetten. Wij werken met een uitgebreide Implementatie Toolkit die we op maat samenstellen voor de klant.
Bij aanvang van de implementatie stellen we de implementatiestrategie op. Hiermee worden belangrijke scenario’s voor de implementatie gewogen en vastgezet. Door op voorhand fundamentele vraagstukken te beantwoorden kan de implementatie soepel verlopen. Op basis van de implementatiestrategie vindt de planvorming plaats.
Een implementatie omvat een groot aantal aandachtsgebieden. De aansluiting tussen proces en ICT is natuurlijk een belangrijk onderdeel van een implementatie, maar ook rollen, conversie, kwaliteit, leveranciersmanagement en communicatie zijn kritische succesfactoren. Met onze Implementatie Toolkit en aanpak borgen we dat al deze zaken op een optimale en passende wijze voor uw organisatie worden meegenomen.
De toegevoegde waarde van Herosult
De consultants van Herosult hebben veel ervaring met het uitvoeren en begeleiden van selectie- en implementatietrajecten. Wij zijn kritisch en onafhankelijk en dus objectief. Wij halen het maximale uit medewerkers en leveranciers. Wij vormen de brugfunctie tussen ICT en de organisatie. Wij maken gebruik van een uitgebreide toolkit en bieden een doordachte aanpak die tot het juiste resultaat leidt. Onze aanpak is schaalbaar. Voor ieder project bepalen we de essentiële stappen die nodig zijn om de beste oplossing binnen het gewenste tijdspad en budget te realiseren. We faciliteren het volledige traject van selectie en implementatie. Speerpunten in onze werkwijze zijn: ambitie, resultaatgericht, voorbeeldwerking, transparant, structuur en coaching.
Wilt u meer weten over selectie en implementatie, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).
Soorten testen
In een implementatie onderscheiden we meerdere soorten testen:
- Systeemtest waarin wordt gecheckt of de applicatieomgeving voldoet aan de technische eisen. Beveiligingstesten vallen hier ook onder.
- Alphatest die wordt uitgevoerd door ICT consultants van de klant of leverancier. Doel is om na te gaan of een ingerichte module functioneert zodat gebruikers in de Moduletest niet worden geconfronteerd met basale fouten.
- Moduletest waarin aan de hand van het proces de functionele werking van een applicatieonderdeel wordt getest. Vanuit de nieuwe rollen testen gebruikers de functionaliteit. Deze testen worden vaak parallel uitgevoerd.
- Conversietest waarmee wordt geborgd dat de data op de juist wijze wordt gemigreerd naar de nieuwe applicaties.
- Integratietest waarin het systeem en de processen end-to-end worden getest. Koppelingen horen hier ook bij. Een specifiek onderdeel van de integratietest is de Load en Performance test om zeker te zijn dat het systeem voldoende is gedimensioneerd. Een ander onderdeel is het testen van de autorisatie van de verschillende rollen.
- Productietest die nodig is om het vertrouwen te krijgen dat alles klaar is om verantwoord live te gaan. Ook wordt gecheckt of het systeem voldoet aan de beheereisen en kan worden overgedragen aan de beheerorganisatie.
Testfasering
Testen begint met een gedegen voorbereiding. Hierin definiëren we de teststrategie, maken een testplan, plannen de test, creëren een testomgeving, zetten een testorganisatie op en instrueren de gebruikers. De uitvoering van de test start met het maken van testscenario’s. Vervolgens worden de testen uitgevoerd. Het adequaat loggen van fouten is hierin belangrijk om deze snel te kunnen herstellen. In sommige gevallen dienen geconstateerde issues te worden beoordeeld door een Change Board. Met een dagjournaal geven we alle betrokkenen inzicht in de voortgang en houden we druk op het herstel van fouten. Dan volgen verschillende iteraties van hertesten om aanpassingen aan applicaties en processen te beoordelen.
Naast de eerder genoemde soorten testen is er in de praktijk vaak sprake van een afzonderlijke acceptatietest waarna een Go wordt gegeven voor het voorbereiden van de livegang. Een andere optie is schaduwdraaien waarin het oude en nieuwe systeem in een live situatie worden vergeleken.
Het aanbod van Herosult
Herosult biedt een uitgewerkte testaanpak met een gevulde Testtoolkit. Wij richten het testtraject in, ondersteunen gebruikers en borgen de kwaliteit. Indien gewenst vullen wij de rol van Testcoördinator in. Ook geven wij een workshop Intelligent testen waarin we het volledige testtraject behandelen: van planvorming, het opstellen van testgevallen/scenario’s tot het uitvoeren van de verschillende testen.
Wilt u meer weten over testen, neem dan contact op met Carin Mataw (cmataw@herosult.nl).
Programmamanagement en Projectleiding
Met programma’s echte transformatie realiseren
Als het continue verbeteren niet voldoende meer is om de organisatie mee te laten bewegen met het tempo van de markt, zijn andere maatregelen nodig. We hebben het dan over het vernieuwen van het producten- of dienstenaanbod, het anders inrichten van de organisatie of het invoeren van procesgericht werken. In dit soort situaties spreken we niet meer over veranderen maar over transformeren. Dit heeft per definitie een grote impact op de organisatie en vraagt om een integrale bedrijfsbrede aanpak. Programmamanagement kan hier uitkomst bieden. Dit resulteert in goed geoutilleerde projecten die snel resultaten laten zien.
Waardecreatie
Resultaten en waarden
Uit ervaring weten wij dat veel organisaties moeite hebben met het creëren van waarde. De start van een programma begint hoopvol. Er wordt een Business Case (Kosten/Batenanalyse) gemaakt die klinkt als een klok en een hoog rendement beloofd. Vervolgens ontstaan de tegenvallers en het oplossen hiervan kost zoveel energie dat de resultaten steeds verder verwijderd raken van de baten. Op den duur is men al tevreden als een nieuw proces is ingevoerd of een nieuwe ICT oplossing is geïmplementeerd. De oorspronkelijke Business Case is inmiddels in de bekende onderste lade van het bureau beland.
De Herosult methode
Herosult biedt een methode voor het houden van een continue focus op het creëren van waarde in een programma waarmee we bedoelen dat we echte waarde realiseren voor de organisatie. In het programma sturen we actief op het realiseren van verbeteringen en daarom stoppen we niet bij het definiëren van de verwachte baten. We meten gedurende de gehele looptijd van het programma of er daadwerkelijk verbeteringen optreden als gevolg van het invoeren van de resultaten van de projecten. Hiervoor maken we gebruik van een meetinstrumentarium dat de te meten criteria en de meetmethode omvat. Ook de kosten houden we constant in de gaten waardoor we vroegtijdig kunnen bijsturen op het behalen van een optimaal rendement.
Instrumenten van Herosult
In de eerste fase van het programma brengen we de verwachte baten in kaart met behulp van een zogenaamde Batenkaart. Hierin is een batengebied uitgewerkt in financiële en kwalitatieve baten. De Batenkaarten vormen de basis voor het ontwikkelen van de Batenmonitor. Dit is een meetinstrumentarium om te meten of de invoering van een nieuw proces of systeem daadwerkelijk leidt tot voordelen voor de organisatie.
De Batenmonitor bevat de volgende onderdelen:
- Definitie van de baten die verwacht worden als resultaat van het programma.
- Definitie van de kostenposten van de invoering van het programma.
- Meetindicatoren die in de processen gebruikt kunnen worden om vast te stellen of de baten van het nieuwe proces worden gerealiseerd.
- Aanpak voor het meten van de kosten en baten per project.
- Waarde dashboard voor de organisatie dat inzicht geeft in het rendement van het programma voor de gehele organisatie.
Basis voor Waardecreatie
Herosult stopt niet bij het creëren van papier. Programma’s zijn pas succesvol als ze waarde toevoegen aan de organisatie. Dan zijn we tevreden. Onze inzet is gericht op het creëren van waarde en hiervoor hanteren we concrete instrumenten. Dit helpt medewerkers in het programma inzicht en gevoel te krijgen bij baten. De verantwoordelijkheid in het programma verschuift van het opleveren van resultaten naar het creëren van waarde en dan pas worden programma’s echt succesvol.
Wilt u meer weten over Waardecreatie, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).
De aanpak van Herosult
Programma’s kenmerken zich door bewegende doelen, betrokkenheid van alle lagen in de organisatie, verschillende belangen van stakeholders en meerdere onderliggende projecten. Programmamanagement vraagt dan ook om een andere stijl en aanpak dan projectmanagement.
De programmamanagement aanpak van Herosult is gestoeld op zes pijlers:
- Waarde creëren door kosten en baten goed in kaart te brengen en deze gedurende de hele looptijd van het programma te meten.
- Resultaten behalen door doelstellingen te vertalen in duidelijke resultaatdefinities en mijlpalen. Met een programmadashboard sturen we hier actief op en signaleren we snel of we op koers blijven.
- Sturen door richting te geven en leiderschap en durf te tonen om de gewenste verandering door te voeren. Sturen houdt ook in het motiveren en uitdagen van medewerkers om de echte vraagstukken en knelpunten in de organisatie beet te pakken en oplossingen te bedenken die voor onmogelijk worden gehouden.
- Innoveren door samen met medewerkers en management op pad te gaan naar een nieuwe wereld. We stimuleren alle betrokkenen verder te gaan dan de eigen organisatie omgeving en de grenzen op te zoeken. We ontwikkelen een visie op de toekomst en de gewenste oplossingen en vertalen dit in concrete plannen.
- Projecten die uniform worden ingericht en gebruik maken van uitgewerkte technieken en gereedschappen. Hiermee bereiken we een efficiënte projectuitvoering en een hoge kwaliteit. De projectmedewerkers kunnen hun energie maximaal wijden aan het realiseren van oplossingen in de geplande tijd.
- Programmabureau met de juiste samenstelling om functies op het terrein van planning, voortgangsbewaking, rapportage, risicomanagement, kwaliteitsmanagement, kennismanagement, integratiemanagement en leveranciersmanagement adequaat in te vullen.
De uitdaging
Herosult vindt dat programma’s professioneler moeten worden uitgevoerd en sneller tot resultaat moeten leiden. Vaak gaan programma’s gepaard met aanzienlijke investeringen waarbij het de vraag is of er ook voldoende baten worden gerealiseerd. Herosult start daarom met de waarde die gecreëerd moet worden en dit blijft het hoofdmotief gedurende de gehele looptijd van het programma. Groot denken en klein beginnen proberen we continue toe te passen.
Wij laten ons graag uitdagen en dagen u ook graag uit om programma’s succesvol te realiseren. Naast het uitvoeren van programmarollen op verschillende niveaus ondersteunt Herosult ook lopende programma’s door het uitvoeren van Programma Scans en Audits. Hiermee geven we u in korte tijd inzicht in de kritische punten en risico’s van het programma en doen we voorstellen ter verbetering.
Wilt u meer weten over Programmamanagement, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).
Quality Assurance
Kwaliteitsborging in de praktijk
Veel programma’s en projecten onderkennen het belang van doorlopende aandacht voor kwaliteit en onderkennen hiervoor een rol in de projectorganisatie. Het adequaat invullen hiervan blijkt lastig in de praktijk. Vaak staan er geen duidelijke normeringen vast en is niet goed vast te stellen of een project, plan of product voldoet aan de benodigde kwaliteit. Des te duidelijker is het wanneer de kwaliteit in het gedrang komt. Het project kost onnodig veel geld en duurt veel langer dan gepland, resultaten vallen tegen en situaties dienen zich aan waarvan u denkt: “Hadden we dat niet kunnen voorkomen?”.
De Herosult kwaliteitsnorm
Voor Herosult draait de kwaliteit van projecten om:
- Scherp geformuleerde doelen.
- Een gedegen en afgewogen aanpak.
- Professionele, breed gedragen resultaten.
- Een helder bewustzijn en tijdige signalering van mogelijke risico’s.
- Een kritische grondhouding, gericht op verbetering.
- Duidelijkheid en openheid in rapportages en de communicatie.
Wij vertalen de projectdoelen in kwaliteitscriteria die we continue toetsen. Wij zijn pas tevreden als het beste resultaat is bereikt. Dit stralen wij uit in het project en verwachten wij ook van de projectmedewerkers. Op deze wijze wordt kwaliteit onderdeel van de grondhouding van iedere projectmedewerker.
Het aanbod van Herosult
Herosult helpt u graag bij het borgen van de kwaliteit van uw programma’s, projecten en organisatie. Wij hebben door de wol geverfde specialisten in huis op het gebied van programma- en projectmanagement, procesanalyse, procesontwerp, procesimplementatie, business cases en de selectie en invoering van ICT systemen. Zij zijn scherp, objectief, maken zich de materie snel eigen en dringen snel tot de kern van het probleem door. Zij stoppen echter niet bij constateringen, maar komen tevens met oplossingen om de knelpunten te verhelpen.
Herosult onderscheidt twee soorten dienstverlening op het gebied van kwaliteitsbewaking:
- Kwaliteitsborging als vast onderdeel van uw project of programma door het invullen van de Quality Assurance rol. We bewaken de kwaliteit door middel van kritische reviews van producten, objectieve besprekingen over resultaten, door directe waarnemingen en terugkoppelingen aan medewerkers die meedraaien in de projecten. Eventuele knelpunten signaleren we snel en maken deze bespreekbaar op afgesproken momenten dan wel proactief wanneer de situatie erom vraagt. De insteek hierbij is tijdige, heldere en eerlijke communicatie.
- Expertblik op uw plannen, resultaten of voorgenomen beslissingen in de vorm van onafhankelijke audits, experttoetsen en second opinions. Hierbij beoordelen we in een kort tijdsbestek de aanpak, voortgang en prestaties van uw project of programma. Het projectdossier wordt methodisch doorgelicht, hierbij worden in het bijzonder de aanpak en de projectresultaten aan een stringente kwaliteitstoets onderworpen. Daarnaast nemen we gestructureerde interviews af met de belangrijkste stakeholders van het project. Op basis van onze bevindingen krijgt u een onafhankelijke en objectieve rapportage met conclusies en aanbevelingen over de kwaliteit en de risico’s die u loopt. Ook voeren we second opinions uit die vaak worden ingezet bij de afweging van investeringsbeslissingen of andere bestuurskundige vraagstukken.
Wilt u meer weten over Quality Assurance, neem dan contact op met Ronald Kamer (rkamer@herosult.nl).